為規范集團下屬各公司、院校檔案管理工作，有效的保護和利用檔案資料，使公司檔案管理工作正規化和系統化，近日，集團人力資源部要求所屬公司(院校)對本公司(院校)檔案進(jìn)行自查、整改，并于6月18日起正式開(kāi)展對下屬各單位的檔案管理情況的檢查工作。

　　根據要求，集團下屬各公司(院校)必須于6月17日前完成各自單位檔案管理的自查、整改工作，集團人力資源部自6月18日起委派相關(guān)人員依次對工商學(xué)院、迪斯尼(園外園)幼兒園、聚龍物業(yè)、現外象湖校區、聚仁堂藥業(yè)、優(yōu)奇科技、現外迎賓校區、平安地產(chǎn)等單位的檔案管理情況進(jìn)行檢查。

　　據了解，此次檢查將以《聚仁堂集團檔案管理辦法(暫行)》為依據，主要從檔案移交、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀及電子檔案管理等方面進(jìn)行。根據《聚仁堂集團檔案管理辦法(暫行)》相關(guān)規定，此次檢查的檔案是指集團公司(院校)成立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理和工作活動(dòng)中形成的，具有備用、備查價(jià)值的各類(lèi)資質(zhì)證照、文書(shū)、公函、合同、圖紙、圖表、音像(電子版)、實(shí)物等不同形式存在且依法由企業(yè)收存并管理的檔案資料，并且依照歸檔文件材料的載體，將集團檔案歸檔管理分為三種方式：紙質(zhì)文書(shū)類(lèi)、證照實(shí)物類(lèi)、音像電子類(lèi)。

　　根據檔案管理與要求，集團下屬各公司(院校)檔案管理部門(mén)要按照集團檔案材料歸檔方式分為“紙質(zhì)文書(shū)、證照實(shí)物、音像電子”三大類(lèi)的要求，認真做好檔案材料的立卷建檔工作，歸檔案卷要遵循文件資料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。根據規定，集團和所屬公司(院校)各部門(mén)應在每季度第一個(gè)月的10日之前完成對上季度辦理完畢、需歸檔的文件資料進(jìn)行收集、整理、鑒別、立卷等工作，并由提交本級行政人事部門(mén)(辦公室)進(jìn)行歸檔;各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部門(mén)(辦公室)移交整理好的檔案資料，要嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期，不得不交或拒交應歸檔的文件資料;各部門(mén)向本級行政人事部門(mén)(辦公室)提交檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類(lèi)造冊，隨移交檔案提供兩聯(lián)清單(見(jiàn)《各部門(mén)檔案材料歸檔移交清單》)，注明移交人，由各單位行政人事部門(mén)(辦公室)專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

　　據悉，根據檢查工作安排，本次檔案管理檢查工作將于6月27日完成。通過(guò)開(kāi)展檢查，有助于強化集團及下屬各公司、院校檔案管理意識，同時(shí)可以了解下屬各單位檔案管理中的優(yōu)勢與不足，從而規范檔案管理中收集、歸檔、鑒別、整理、利用等工作流程，進(jìn)一步提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)技能，促使集團檔案管理工作逐步走向規范化、現代化的軌道。

　　(集團品牌文化部)